13.3.2020

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty: 11.3.2020

1. Rekisterinpitäjät

Kiinteistö Oy Metsätapiola (2464588-2)
Revontulenpuisto 2
02100 Espoo; ja

Kiinteistö Oy Metsätapiolan Pysäköinti (2464589-0)
Revontulenpuisto 2
02100 Espoo

(jäljempänä ”me”)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilö

Terhi Nevalampi
metsatapiola@newsec.fi
p. +358 50 590 5430

3. Rekisterin nimi

Asiakas- ja sidosryhmärekisteri

4. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen,
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen,
  • asiakassuhteemme hoitaminen ja yhteydenpito,
  • tapahtumien järjestäminen,
  • sähköinen suoramarkkinointi ja
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on oikeutettu etumme asiakassuhteen ja/tai muun asiallisen yhteyden perusteella ja/tai sopimuksen täytäntöönpaneminen.

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot*: etunimi ja sukunimi;
  • rekisteröidyn yhteystiedot* kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
  • rekisteröidyn tunnistetiedot kuten ”vuokralainen”, ”palveluntuottaja” tai ”kiinteistönvälittäjä”;
  • yritystä ja yrityksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet, tittelit sekä yhteystiedot;
  • mahdolliset suoramarkkinointikiellot ja suostumukset;
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista, asiakkuuden perusteella muodostettu käyttäjäprofiili, puhelutallenteet, asiakkaan/rekisteröidyn kanssa käyty kirjeenvaihto ja muut yhteydenotot, evästeet ja niiden käyttöön liittyvät tiedot, asiakastyytyväisyyskyselyt;
  • mahdolliset muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt asiakassuhteen kannalta tarpeelliset tiedot.

Tähdellä merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle. Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti seuraavista lähteistä: sinulta itseltäsi, väestörekisteristä, viranomaisilta, luottotietoyhtiöiltä, yhteystietopalvelujen tarjoajilta ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Luovutamme henkilötietoja ainoastaan lainsäädännön sallimmissa ja edellyttämissä rajoissa. Luovutamme tietoja ulkopuoliselle yritykselle pysäköinninvalvonnan toteuttamista varten ja tarpeen vaatiesssa viranomaisille (esim. poliisi).

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallinnan (ml. IT-järjestelmät) ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, jonka hallinnoimalle ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan.

Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla on työnsä puolesta oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Mitkä ovat sinun oikeutesi rekisteröitynä?

Sinulla on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen, vanhentuneen, tarpeettoman tai lain vastaisen tiedon oikaisua tai poistamista. Mikäli sinulla on itselläsi pääsy tietoihisi, voit muokata tietojasi itse. Siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen, sinulla on myös oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksesi tai muuttaa sitä. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen suostumuksen peruuttamista tapahtuneen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Sinulla on oikeus vastustaa tai pyytää tietojesi käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä sinulla on oikeus myös vastustaa itseesi kohdistuvia käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on oikeutettu etu. Vaatimuksesi yhteydessä sinun tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustat käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

10. Kehen voit olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.